Cómo deshacerse de toda una vida de arduo trabajo de un contador

¿Qué debería hacer un contador jubilado con los expedientes y papeles de trabajo minuciosamente escritos a mano que tiene en su poder durante los últimos cuarenta años? Algunos profesionales devotos podrían considerar la limpieza de una oficina como una actividad morbosa. ¿Qué se puede mostrar después de tantos años de arduo trabajo sino una oficina bellamente decorada y organizada llena de archivadores y papeles de trabajo? Esto es especialmente cierto cuando nos damos cuenta de que la presentación en papel es cosa del pasado. Los consultorios médicos son conocidos por tener archivos en papel a la vista de todos. A veces me pregunto si el médico o sus secretarias insisten en que estos expedientes permanezcan en un lugar destacado para impresionar a los pacientes sobre la cantidad de clientes a los que atienden. ¿Quién sabe si esos pacientes siguen vivos? A los clientes de Herb Carlton les resultaría difícil criticarlo por mantener archivos de clientes antiguos o fallecidos en su oficina, ya que están escondidos en archivadores de calidad de muebles prolijos o escondidos en cajas en los armarios de la oficina.

Mantener registros en papel antes que las computadoras 

Antes de la llegada de las computadoras, los contadores dependían del papel de análisis encuadernado en verde para los informes finales de las cifras contables. Imagínese escribir a mano miles de columnas de números durante su vida sólo para darse cuenta de que están completamente obsoletos por dos razones principales. Primero, la mayoría de las personas o empresas en las que trabajó están muertas o cerradas. En segundo lugar, nadie busca un análisis escrito a mano del historial financiero de un cliente que tenga décadas de antigüedad. Cualquiera que haya encontrado viejas notas escritas a mano de la escuela secundaria o la universidad comprenderá el sentimiento de nostalgia al intentar tirar esos artículos a la basura. 

Antes de la llegada de las computadoras, la contabilidad y la teneduría de libros estaban a cargo de verdaderos profesionales. Cada transacción financiera se registraría en el diario de la empresa. Hoy en día, con un clic del ratón, el contador dispone de información que podría llevar horas investigar. La información confidencial del cliente está protegida por contraseñas y otras características de seguridad. En lugar de que el contador lleve un maletín lleno de carpetas de archivos a la oficina del cliente, las carpetas de archivos se llevan en una computadora portátil cifrada o se colocan en un pequeño dispositivo de almacenamiento cifrado.

Herb está siendo desafiado por todo este papeleo ya que está tratando de prepararse para cerrar su oficina oficialmente. La mayoría de los contadores nunca se jubilan por completo, ya que tienen clientes leales que sólo les confían a ellos sus finanzas o al menos sus declaraciones de impuestos anuales. Sin embargo, ya no es necesario mantener una oficina y pagar alquileres mensuales si su base de clientes se ha reducido. Hoy en día, incluso las empresas tradicionales consideran innecesario alquilar un espacio de oficina porque el ordenador o el teléfono inteligente se han convertido en sus locales comerciales. 

Bolsas resistentes para contratistas al rescate 

Si tuviera conocimiento de los archivadores y gabinetes de Herb, apreciaría la devoción que puso en cada cliente. Los ordenados archivadores contienen papeles que hoy en día no tienen ningún significado. Una forma inteligente de deshacerse de estos archivos antiguos sería llamar a una empresa de limpieza de gestión de residuos profesional y cortar sus archivos y desecharlos en bolsas limpias y resistentes para contratistas. Sin embargo, Herb está decidido a limpiar y vaciar su oficina él solo y está buscando las mejores bolsas para deshacerse de los documentos muertos que no tienen ningún significado en este momento. Muchos documentos deben destruirse debido a la amenaza de robo y exposición de cierta información vital de los clientes. Sin embargo, otros archivos increíblemente antiguos que deberían haberse desechado hace años pueden arrojarse a bolsas de basura resistentes. Es similar al ático de tu abuela, que tiene objetos que deberían haberse tirado a la basura hace cincuenta años.

Lo primero de lo que debe estar seguro este contador es de la solidez de las bolsas de contratista que compra. Existe un delicado equilibrio entre llenar la bolsa con suficiente basura para sacarle el máximo provecho y sobrecargarla. Con una buena bolsa de basura para contratistas de alta resistencia, no tendrá que preocuparse de que se rompa, solo tendría que preocuparse de poder sacar las bolsas de su oficina, bajar las escaleras y tirarlas al contenedor de basura.

Le pidieron a la esposa de Herb que lo ayudara a limpiar los armarios y archivos de su oficina. Es una tarea bastante desafiante ya que debe pedirle permiso a Herb antes de deshacerse de cada hoja de papel. A veces hay un lote de archivos cuestionable. ¿Deberían eliminarse o guardarse? Fue casi divertido hace varias semanas cuando Herb tomó la fatídica decisión de deshacerse de los archivos de un antiguo cliente. Estaba muy contento de que este cliente hubiera cambiado a otro contador, ya que era una molestia y no pagaba puntualmente sus honorarios. La semana pasada, de la nada, este cliente llamó para pedir información sobre su empresa. La verdad es que la información no estaba en los archivos que se tiraron, esos eran antiguos. Pero era curioso que Herb realmente creyera que nunca más volvería a saber de este cliente. 

Si tienes un solo papel en la mano, no pesa casi nada, por lo que resulta abrumador comprender cómo un montón de archivos pueden pesar tanto. Las bolsas de contratista que utilizan Herb y su esposa son tan fuertes que no importa lo que pongan en ellas, no se rompen. “A veces tengo la tentación de coger una caja entera de archivos y meterla en estas bolsas resistentes. Sin embargo, podría haber un problema con los bordes puntiagudos de las cajas que sobresalen de las bolsas. De hecho, intenté poner una caja en la bolsa del contratista y no se rompió, pero aun así advertiría a cualquier equipo de limpieza que se asegurara de tirar las cajas a la basura por separado, ya que no vi a los basureros retirarlas y podría haber prisa. Al poner tantas bolsas en el camión, se podía perforar una bolsa”, explicó Herb. 

Revistas y publicaciones periódicas mensuales 

En la antigüedad, los contadores y otros profesionales, como médicos y abogados, se suscribían a revistas y periódicos mensuales que los mantenían al tanto de las últimas actualizaciones y avances en sus campos. Las revistas mensuales no pesan tanto, pero las publicaciones periódicas pesan bastante. Aquí es donde las bolsas para contratistas de alta resistencia realmente brillan y hacen su trabajo de manera brillante. Ninguna bolsa de calidad inferior servirá. No sólo los recolectores de basura se enfadarán, sino que la persona que se deshizo de las bolsas se avergonzará si sus archivos privados se hacen públicos. 

Si ha ido a la biblioteca, a una tienda o a un negocio en línea, debe haber experimentado la molestia del vendedor que le dice: “Lamento que nuestras computadoras no funcionen, pero no podemos ayudarlo ahora. Llama (o vuelve) más tarde”. Esto nunca sucedería en la época anterior a las computadoras. Los archivos contables de Herb están almacenados tan meticulosamente que se puede acceder a ellos en cualquier momento. No sólo están ordenadas alfabéticamente sino que las carpetas de cada cliente están contenidas cronológicamente. Esto es una ilusión, ya que los expedientes en papel están atrasados ​​desde hace mucho tiempo. 

Seguridad del almacenamiento informático 

Al mirar con nostalgia los libros de contabilidad, las hojas de contabilidad y los archivos en papel, ciertamente podemos sentir lo que sienten los contables mayores que se dan cuenta de que todos sus archivos antiguos son inútiles. Mirando el lado positivo, no se puede negar que los datos computarizados suponen una mejora enorme. Los desastres naturales o los incendios pueden destruir un esfuerzo de toda la vida por mantener actualizados los archivos del cliente. Los armarios que albergaban los archivos contables ahora pueden convertirse en sitios para computadoras y fotocopiadoras. Ya no tendrás que preocuparte por la pérdida o el robo de archivos, ya que siempre estarán disponibles y podrás acceder a ellos fácilmente. 

Ultimas palabras 

El proyecto ha comenzado. Entre la presentación de declaraciones de impuestos para los clientes restantes y las consultas que suelen ser de emergencia, Herb y su esposa se dedican a deshacerse del pasado en su oficina. Como la mayoría de los contadores suelen estar hartos y cansados ​​de su profesión cuando llegan a la edad de jubilación, para Herb resulta menos desalentador y doloroso deshacerse de los viejos archivos y libros de contabilidad. Herb tiene cosas mejores y más importantes que esperar. Junto con su familia disfruta de ocasiones felices y reuniones familiares para las que él y su esposa no tenían tiempo debido a su apretada agenda contable. Si hay algún documento importante que pueda necesitar, Herb simplemente lo escaneará en su computadora o le tomará una fotografía en su teléfono Android. 

Es un gran placer y alentador ver a una persona que se da cuenta de que toda su vida no está encerrada en un montón de papeles que caben en pesadas bolsas de contratista. Más bien, una vida plena no depende de cuántos clientes se acumulan ni de cuántas declaraciones de impuestos se llenan. Una vida significativa está llena de aprender siempre sobre enseñanzas nuevas y elevadas y de pasar tiempo con familiares y amigos. Gracias a Dios por las bolsas compactadoras de alta resistencia que los mantendrán contenidos hasta que lleguen los recolectores y los arrojen a la basura, donde pertenecen.